Einleitung
Die gesamte Mitgliederverwaltung des Vereins wird über ein Onlineportal geführt.
Dies soll die Administration und Kommunikation für alle Funktionäre und Trainer erleichtern und soll sicherstellen, dass alle Daten stets aktuell sind.
Zugriff erhalten alle Vorstandsmitglieder sowie alle Trainer und allenfalls weitere Vereinsmitglieder (z.B. OK Events).
Jeder Benutzer erhält einen persönlichen Zugriff und ist selbst dafür verantwortlich.
Aus Datenschutzgründen dürfen die Daten nur für den internen Gebrauch verwendet werden. Mit dem ersten Login verpflichtet sich der Benutzer, die Daten nicht Dritten zur Verfügung zu stellen und nur seine eigenen Daten oder die Daten welche in seinen Kompetenzbereich gehören zu mutieren.
Portal: https://mein.fairgate.ch/fcpfyn/backend
Kompetenzen und Pflichten für Trainer:
Jeder Trainer ist dafür verantwortlich, dass die Daten seiner Spieler und seiner eigenen Person jederzeit aktuell sind.
Zumindest müssen folgende Daten für jedes Mitglied vorhanden sein:
Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Strasse, PLZ, Ort, Handy, Primäre E-Mail Adresse und/oder E-Mail Eltern1
Er kann/soll das Modul Kommunikation für den E-Mail Versand an seine Spieler nutzen und kann eigene Empfängerlisten erstellen.
Die Kontaktliste seiner Mannschaft kann selbst konfiguriert werden, damit diese gedruckt oder in einem gängigen Format gespeichert werden kann.
Unter der Rubrik Dokumente / Teams kann pro Mannschaft eine eigene Kategorie erstellt werden und Dokumente bei Bedarf gespeichert werden.
Unter der Rubrik Dokumente / Verein können Formulare und Handbücher etc. heruntergeladen werden.
Spielerverschiebungen zu anderen Teams müssen unter Einbezug aller involvierten Trainer und des Juniorenobmanns oder Sportchefs erfolgen
Kompetenzen und Pflichten Kassier:
Der Kassier mutiert die jeweiligen Rollen/Mitgliedsbeiträge damit die Mitgliederrechnungen automatisiert und richtig ausgegeben werden.
Er kontrolliert die Vollständigkeit der Daten vor dem Rechnungsdruck.
Kompetenzen und Pflichten Juniorenobmann
Der Juniorenobmann stellt zusammen mit den Trainern die Richtigkeit der Teamzugehörigkeit aller Junioren sicher.
Er kann/soll das Modul Kommunikation für den E-Mail Versand an die Juniorentrainer und Junioren nutzen und kann eigene Empfängerlisten erstellen.
Er stellt Dokumente und Formulare über „Dokumente Verein“ den Trainern zur Verfügung.
Kompetenzen Sportchef
Der Sportchef stellt zusammen mit den Trainern die Richtigkeit der Teamzugehörigkeit aller Aktiven sicher.
Er kann/soll das Modul Kommunikation für den E-Mail Versand an die Aktivtrainer und Spieler nutzen und kann eigene Empfängerlisten erstellen.
Er stellt Dokumente und Formulare über „Dokumente Verein“ den Trainern zur Verfügung.
Kompetenzen und Pflichten Administration
Erstellt und mutiert die Zugriffsrechte für Trainer und Funktionäre.
Er kann/soll das Modul Kommunikation für den E-Mail Versand an alle Mitglieder nutzen und kann eigene Empfängerlisten erstellen.
Pflegt die Kontakte welchen keinen Teams angehören. (Schiedsrichter, Ehrenmitglieder, Passivmitglieder, freiwillige Mitarbeiter (Clubhaus, Unterhalt etc.).
Zumindest müssen folgende Daten für jeden Kontakt vorhanden sein:
Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Strasse, PLZ, Ort, Handy, Primäre E-Mail Adresse und/oder E-Mail Eltern1
Er stellt Dokumente und Formulare über „Dokumente Verein“ den Trainern und Funktionären zur Verfügung.
Kompetenzen und Pflichten andere Funktionäre
Jeder Funktionär ist dafür verantwortlich, dass seine eigenen Daten jederzeit aktuell sind.
Zumindest müssen folgende Daten vorhanden sein:
Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Strasse, PLZ, Ort, Handy, Primäre E-Mail Adresse und/oder E-Mail Eltern1
Er kann/soll das Modul Kommunikation für den E-Mail Versand an die Mitglieder nutzen und kann eigene Empfängerlisten erstellen.
Kompetenzen und Pflichten J+S Coach
Fazit:
Wenn dieses Portal alle berechtigten Benutzer mit gesundem Menschenverstand nutzen und dieses für die eigene Administration und die Kommunikation mit seinen Kollegen und Spielern verwendet, kann der administrative Aufwand für Alle stark verringert werden.
Zudem wird die Qualität und Aktualität der Daten steigen und alle wichtigen Daten sind an einem zentralen Ort gespeichert und jederzeit von überall verfügbar.
Herzlichen Dank!
Pfyn, 22. August 2016
Michael Nyffenegger